【ユーザー事例】『一括サポートサービス』注文チラシを配布するだけでOK。購買部門の発注業務を大幅削減！

多くの拠点を持つ企業では、備品管理や発注業務の煩雑さが常に課題となっています。トキワの顧客のデリバリー業界においても例外ではありませんでしたが、トキワの効率的な『一括サポートサービス』の導入によって、その業務負担を大幅に軽減することができました。本記事では、どのようにしてトキワの『一括サポートサービス』を活用し、業務効率化と社員満足度の向上を実現したのかを詳しくご紹介します。

課題と背景：購買本部の業務負担を軽減したい

購買本部の業務負担

デリバリー業のA社では、東京（本社）のほか仙台、大阪、福岡など地方にも複数の拠点があり、業務で使用するレインウェアについて、これまで全国各地の各拠点が個別に発注を行っていました。そのため、東京の購買本部では、全国各地の拠点からの発注をとりまとめ、それぞれの拠点ごとに納品状況の確認や在庫・一時保管の調整、個別の発送対応を行うなど多くの業務を抱えていました。

求められる商品知識

さらに、商品の機能やサイズに関する問い合わせ対応も、購買本部の重要な業務の一つでした。しかし、レインウェアに関する専門知識を持つ担当者は少なく、ユーザーに対して適切な説明をするのに苦労をしていたといいます。たとえば、ユーザーからレインウェアから雨水が漏れると相談があった場合、専門知識がなければ、その原因や対策についての対応は非常に困難です。

トキワに全部まとめてお任せ！『一括サポートサービス』

こうした問題がある中で、A社の購買担当者の目に留まったのが、トキワのレインウェアでした。決め手となったのは、トキワが提供する、企業向けのきめ細やかなサービス『一括サポートサービス』でした。

注文業務の簡素化

トキワは、A社専用にカスタマイズした注文用のチラシを作成。購買本部は各拠点にそのチラシを配布し、拠点から届いたチラシをトキワに転送するだけで、簡単に発注が完了します。注文の取りまとめや決済の段取り等のやり取りは、すべてトキワが実施するため、A社の購買担当者の業務負担は大幅に軽減されました。

トキワも受発注の帳票やカタログ等の分野でペーパーレス化を進めていますが、お客様の業態によりデジタルではなくあえて紙の媒体を採用するケースも少なくありません。A社においても、比較的年配の従業員が多いこともあり、現場の負荷を考慮すると紙媒体のチラシ活用の方が効率的でした。

メーカー直送による効率化

トキワは、自社物流センターからの直送システムを採用しています。自社物流センターからA社の各拠点へのお届けはもちろん、A社の指定先、時にはA社の従業員の自宅に配送といった、幅広く柔軟な対応が可能です。

そのため、A社は、従来のように商品を一時的に保管したり、ユーザーの自宅に発送するなどの個別対応の必要がなくなり、在庫管理や発送業務から解放されました。

専門知識がなくても安心のサポート体制

商品に関するお問い合わせはトキワが直接エンドユーザー対応する事も可能ですので、自社にレインウェアに関する専門知識がなくても、安心して導入・運用することができます。購入前の機能やサイズの相談などはもちろん、購入後のトラブルのサポートもお任せいただけます。

よくあるケースは、「雨水が漏れた」というユーザーに対して、商品に不備がないか？お取り扱い方法に問題がないか？といったヒアリングを行い、水漏れ原因究明のための専門的な検査（有償）をして、エンドユーザーへ直接納得のいく説明をしたケースも多々あります。

エンドユーザーからの問い合わせは、購買部門や商社・販売代理店などを通してトキワへご連絡いただく場合が多いので、通常はご依頼いただいた上でエンドユーザーへの対応を行います。もしエンドユーザーから直接の問い合わせがあった場合には、必ず購買本部などへ報告（エスカレーション）を行い、回答の範囲や対応方法について許可を得た上で、エンドユーザーのサポートを行います。また、サポートの過程や結果についても、必ずフィードバックを行いますのでご安心ください。

企業・団体の規模や体制、商流などにより、求められるサポートの内容やフローは様々です。トキワがどのような対応を行うかは「一括サポートサービス」の導入前にご希望をお伺いし、できるだけユーザーの不安や負担を減らせるような体制をご提案いたします。

導入効果：業務時間の短縮と、コスト削減を実現

導入効果

トキワの一括サポートサービスを利用してレインウェアを導入したことで、A社では以下のような効果が得られました。

• 購買本部の業務時間が大幅に削減され、本来の業務に集中できるようになった。
• 拠点の在庫管理や発送業務が不要になり、業務効率が向上した。
• 専門知識がなくても安心してレインウェアを導入・運用できるようになった。
• たくさんある市販のレインエアから選ぶ手間がなくなり、現場が満足いくレインウェアを提供してもらえた。
• 一度購買本部で受け取ってから再度エンドユーザーへ配送することで2重にかかっていた送料を削減できた。

お客様からのコメント

まとめ

業務効率化・ラインナップ拡充に

トキワのレインウェア導入により、A社では購買本部の業務効率化、コスト削減、従業員満足度向上を実現しました。

現在、A社ではトキワの『一括サポートサービス』を活用し、シーズン限定のウェアや、レインウェア以外の作業用品についても同様の運用の検討を進めています。トキワの幅広いラインナップから、簡単に自社の購入カタログに追加でき、しかも業務負担も少ないため大変ご好評をいただいております。

トキワの『一括サポートサービス』は、購買部門の業務効率化を実現するだけでなく、エンドユーザーの利便性も向上させます。御社の購買業務の効率化にお悩みでしたら、ぜひ一度ご相談ください。